Vorstellungsgespräch absagen

Das Vorstellungsgespräch ist ein wichtiger Schritt im Bewerbungsprozess. Allerdings kann es aus verschiedenen Gründen dazu kommen, dass Sie die Einladung zum Gespräch ablehnen oder einen bereits vereinbarten Termin absagen müssen. Auch wenn Sie somit die Bewerbung für die ausgeschriebene Stelle zurückziehen und nicht in dem Unternehmen anfangen wollen, sollten Sie bestimmte Grundsätze beachten, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen. In diesem Artikel haben wir Ihnen hilfreiche Tipps und Beispielformulierungen zusammengestellt, welche Sie für Ihre Absage als Inspiration nutzen können.

Generell sollten Sie, um einen guten Eindruck bei den Personalverantwortlichen zu hinterlassen, immer auf die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch antworten. Auch wenn Sie sich gegen die Stelle und somit das Unternehmen entschieden haben, sollten Sie das Gespräch immer frühestmöglich absagen. Den vereinbarten Termin ohne Hinweis nicht wahrzunehmen ist unhöflich und kann Ihnen noch zum Verhängnis werden.

Deshalb sollten Sie Ihr Vorstellungsgespräch frühzeitig absagen:

Um einen positiven Eindruck bei den Personalverantwortlichen zu hinterlassen, sollten Sie bei der Absage des Vorstellungsgesprächs einen triftigen Grund nennen. Viele Umstände, die einen Antritt der Stelle verhindern, können Ihre Ansprechpersonen nachvollziehen. In den meisten Situationen können Sie deshalb ehrlich sein.

Triftige Gründe für die Absage des Vorstellungsgesprächs:

Gründe, die Sie bei der Absage nicht nennen sollten:

Wenn der Grund für die Absage nur temporär ist, können Sie darüber nachdenken, den Termin zu verschieben und das Vorstellungsgespräch an einem anderen Tag wahrzunehmen. Auch hier sollten Sie einen nachvollziehbaren Grund nennen.

Vermeiden Sie einen unorganisierten Eindruck, indem Sie keine Termine als Grund nennen, die längerfristig geplant sind. Ausserdem können weniger wichtige Gründe den Anschein erwecken, dass Ihre Prioritäten nicht auf der ausgeschriebenen Stelle liegen. Diesen Eindruck sollten Sie in jedem Fall vermeiden, da Sie ansonsten schlechte Chancen auf einen Alternativtermin haben.

Mögliche Gründe für die Verschiebung des Vorstellungsgesprächs:

Um Ihr Vorstellungsgespräch abzusagen, haben Sie drei Möglichkeiten: Sie setzen die Personalverantwortlichen per Anruf über Ihre Absage in Kenntnis, Sie verfassen eine E-Mail oder Sie versenden einen Brief. In allen Fällen können Sie einen positiven Eindruck hinterlassen, sofern Sie sich an einige Grundsätze halten.

Grundsätzlich sollten Sie keine schwache Begründung nennen. Spontane Absagen ohne triftigen Grund lassen Sie unorganisiert wirken und machen gleichzeitig den Anschein, dass Ihre Prioritäten nicht bei der ausgeschriebenen Stelle liegen.

Die Absage des Bewerbungsgesprächs per E-Mail oder Brief stellt für viele Bewerbende eine kleinere Hürde dar, da eine nicht persönliche Absage weniger unangenehm erscheint. Zudem können Sie von den Personalverantwortlichen keine direkten Nachfragen erhalten, auf die Sie eine Antwort finden müssen.

Die Absage per E-Mail hat einen geringen zeitlichen Aufwand, welchen Sie bei einem Telefongespräch nicht genau einschätzen können. Sie sollten in der E-Mail um eine Bestätigung bitten, um sicherzugehen, dass die Personalverantwortlichen die Absage erhalten haben und nicht mehr davon ausgehen, dass Ihr Termin stattfindet.

Das Gespräch per Anruf abzusagen ist für die Personalverantwortlichen persönlicher. Insbesondere bei kurzfristigen Absagen bietet es sich an, das Telefon zu verwenden. Sie können sicher sein, dass Ihre Absage rechtzeitig entgegengenommen wird und es zu keinen Missverständnissen kommt. Sollten Sie Ihr Gespräch am selben Tag absagen, ist es möglich, dass die Personalverantwortlichen eine E-Mail nicht mehr rechtzeitig lesen. Ausserdem machen Sie mit einem Telefonat zugleich einen ehrlicheren Eindruck.

Eine Absage per Telefon bietet sich ebenfalls an, wenn Sie im Bewerbungsprozess weiter fortgeschritten sind und bereits persönlichen Kontakt zu den Personalverantwortlichen hatten.

Eine Absage des Vorstellungsgesprächs sollte immer dem gleichen Aufbau folgen. Das gilt vor allem, wenn Sie eine Absage per E-Mail oder postalisch versenden. Ein Telefonat kann aufgrund der direkten Kommunikation mit den Personalverantwortlichen anders verlaufen. Dennoch können Sie anhand des Aufbaus erkennen, welche Inhalte Ihre Absage enthalten sollte.

Folgende Inhalte sollte Ihre Absage abdecken:

Damit Sie die Absage für ein Vorstellungsgespräch optimal formulieren können, haben wir Ihnen im Folgenden einige Beispielformulierungen für eine höfliche Absage zusammengefasst. Sie können sich daran orientieren, um eine angemessene Absage zu formulieren. Passen Sie die Formulierungen jedoch stets an Ihre individuelle Situation an.

Beispielformulierungen für eine Absage an das Unternehmen:

Verwenden Sie gerne unser kostenloses Muster für die postalische Absage des Vorstellungsgesprächs. Damit ziehen Sie Ihre Bewerbung formell und höflich zurück und halten sich Türen für die Zukunft offen. Mit einem Klick auf den unten stehenden Button erhalten Sie das Musterschreiben als Word-Datei.

Bei einer Terminverschiebung sollten Sie den Personalverantwortlichen stets einen Ersatztermin anbieten, um Ihr Interesse an der Stelle deutlich zu machen. Achten Sie insbesondere bei einer Krankheit darauf, bei einem Alternativtermin wieder gesund zu sein. Ansonsten können Sie auch vereinbaren, sich zu melden, sobald Sie fit sind. Hier ist allerdings das Risiko grösser, dass die Personalverantwortlichen nicht mit der Vergabe der Stelle warten.

Beispielformulierungen für die Verschiebung eines Vorstellungsgesprächs:

Unternehmen und Arbeitgebende sind aus arbeitsrechtlicher Sicht nicht dazu verpflichtet, eine Absage zu kommunizieren. Dennoch sollten Sie die Bewerbenden darüber informieren, dass Sie für die ausgeschriebene Position nicht infrage kommen. Insbesondere das Thema Bewerbung ist häufig mit vielen Emotionen verbunden und das Ignorieren einer Bewerbung kann zu Frust bei den Bewerbenden führen.

Mittlerweile gibt es im Internet viele Portale, in denen die Bewerbenden ihre schlechten Erfahrungen mit den Unternehmen teilen. Diese schlechten Bewertungen können sich negativ auf Ihre Bewerbungsprozesse auswirken, da sie potenziell qualifizierte Arbeitnehmende abschrecken, weshalb diese sich nicht bewerben. Deshalb sollten Sie eine Absage verfassen, die höflich ist und Wertschätzung ausdrückt.

Wenn Sie den Bewerbenden vor oder nach einem Vorstellungsgespräch absagen wollen, müssen Sie sich genau überlegen, ob Sie einen Grund angeben oder diesen lieber aussen vor lassen. Es existieren verbotene Gründe für die Absage einer Bewerbung.

Darüber hinaus können legitime Begründungen anders ausgelegt werden, sofern sie nicht optimal formuliert sind. Deshalb sollten Sie sich vorher darüber informieren und sorgfältig vorgehen, sofern Sie einen Grund bei der Absage nennen wollen. Wenn Sie sicher gehen wollen, sollten Sie die Absage im Vorfeld juristisch prüfen lassen.

Erlaubte Gründe für eine Absage:

Verbotene Gründe für eine Absage:

Bei der Formulierung der Absage sollten Sie sich an einen klaren Aufbau halten, damit Sie den Bewerbenden bestimmt, aber freundlich mitteilen, dass diese nicht weiter im Bewerbungsprozess berücksichtigt werden.

Typischer Aufbau einer höflichen Absage:

Eine Absage sollten Sie immer professionell verfassen und dabei höflich bleiben, auch wenn Sie mit einem oder einer Bewerbenden nicht gut zurechtgekommen sind. Bei Ihrer Wortwahl oder Tonalität können Sie sich daran orientieren, wie Ihre Unternehmenskultur ist und wie Absagen insgesamt im Unternehmen kommuniziert werden.

Beispielformulierungen für eine höfliche Absage an Bewerbende:

Orientieren Sie sich für die Formulierung Ihrer Absage gerne an unserem Mustertext in der hier angebotenen Vorlage. Durch einen Klick auf den Button laden Sie das Muster im Microsoft Word Format kostenlos herunter.

Bei der Absage einer Bewerbung gibt es keine verbindliche Frist. Dennoch sollten Sie weder zu schnell, noch zu langsam eine Rückmeldung geben. Bei einer zu schnellen Antwort können die Bewerbenden das Gefühl haben, dass sich die Personalverantwortlichen die Bewerbung nicht sorgfältig angeschaut haben. Eine zu langsame Rückmeldung führt zu Frust bei den Bewerbenden. Beides kann zu schlechten Bewertungen auf Plattformen im Internet führen.

Sollten Sie eine Zusage erteilen wollen, sollten Sie sich ebenfalls nicht zu viel Zeit lassen. Je länger Sie warten, desto grösser ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Bewerbenden bei anderen Unternehmen ein Vorstellungsgespräch wahrnehmen und sich für diese Stelle entscheiden. Damit die Bewerbenden wissen, dass Ihre Unterlagen bei Ihnen angekommen sind, können Sie zudem eine Bestätigungsmail verschicken und haben so länger Zeit, die Unterlagen zu prüfen. Sobald die Stelle besetzt ist, sollten Sie allen weiteren Bewerbenden absagen.

Wenn Sie die Daten von vielversprechenden Bewerbenden behalten möchten, müssen Sie sich eine Zustimmung von diesen einholen. Ansonsten müssen sämtliche Daten nach zwei Monaten gelöscht werden. Eine Datenbank mit qualifizierten Bewerbenden können Sie dementsprechend nur aufbauen, sofern Sie die Zustimmung dazu eingeholt haben.