In 5 einfachen Schritten zur optimalen Bewerbung per E-Mail

Im Zeitalter der Digitalisierung werden viele Prozesse vereinfacht und beschleunigt, so auch das klassische Bewerbungsverfahren. Viele Firmen und Einrichtungen setzen heutzutage auf Online- bzw. E-Mail-Bewerbungen. Natürlich sind Sie in der Lage eine E-Mail zu verschicken, doch hier geht es um etwas mehr als das.

Sie benötigen nicht nur eine seriöse E-Mail-Adresse, auch der Betreff muss stimmig formuliert sein. Ihren Mailtext sollten Sie kurz und prägnant, aber dennoch selbstbewusst und überzeugend formulieren und auch bei den Anhängen gibt es einiges zu beachten. Damit Sie bei Ihrer nächsten E-Mail-Bewerbung gekonnt überzeugen, teilen wir mit Ihnen unsere besten Tipps und Tricks für eine perfekte Bewerbung per Mail.

Wenn in einer Stellenausschreibung von einer Online-Bewerbung gesprochen wird, dann gilt es, zwischen zwei verschiedenen Arten zu unterscheiden. Da dies leicht zu Verwirrungen führen kann, definieren wir vorab beide Varianten kurz.

Die Online-Bewerbung erfreut sich zunehmender Beliebtheit und wird gerne von grösseren Firmen genutzt. Dabei haben die Unternehmen ein eigenes Bewerbungsformular auf ihrer Homepage, welches Sie der Reihe nach ausfüllen dürfen. In der Regel laden Sie Ihre Dokumente direkt in diesem Formular als PDF-Dateien hoch.

Die E-Mail-Bewerbung, um welche es in diesem Artikel ausschliesslich gehen wird, ist dem klassischen Bewerbungsverfahren sehr ähnlich. Hierbei schicken Sie Ihre Unterlagen jedoch nicht ausgedruckt per Post, sondern mit den passenden Anhängen per Mail an den Arbeitgeber.

Verwenden Sie als Absender eine seriöse E-Mail-Adresse. Heutzutage lässt sich innerhalb von 5 Minuten eine neue Adresse anlegen, sodass Sie auch eine eigene Adresse für den Bewerbungsprozess kreieren können. Das hat neben der Seriosität noch den Vorteil, dass keine Antwortmails aufgrund der Masse alltäglicher Mails untergehen. Allgemein gilt: Nutzen Sie dabei Ihren Namen und verzichten Sie auf Synonyme.

Bevor Sie Ihre Unterlagen verschicken, sollten Sie die richtige Empfängeradresse herausfinden und sie nicht einfach an eine allgemeingültige Adresse wie „info@“ oder „support@“ verschicken. Sollten Sie weder in der Stellenausschreibung, noch auf der Unternehmenshomepage fündig werden, empfehlen wir Ihnen, zum Telefon zu greifen und den direkten Ansprechpartner durch ein Telefonat herauszufinden.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Mail nicht in einem anonymen Postfach des Unternehmens untergeht. Ausserdem zeigt dieses Vorgehen Ihre Initiative und Sie kennen bereits den richtigen Ansprechpartner für die persönliche Anrede in Ihrem Anschreiben und der Mail.

Die Betreffzeile dient dem Personaler nicht nur zur Zuordnung Ihrer Unterlagen, sondern vermittelt Ihrem potenziellen Arbeitgeber auch direkt einen ersten Eindruck von Ihnen. Sie sollten daher die folgenden Punkte berücksichtigen:

Ihr aussagekräftiger E-Mail Text bildet das Herzstück Ihrer Bewerbung per E-Mail, da er noch vor Ihren eigentlichen Unterlagen gelesen wird, beziehungsweise sogar darüber entscheiden kann, ob der Personaler Ihre Unterlagen überhaupt öffnet. Ihr Mailtext unterscheidet sich dabei auf jeden Fall von Ihrem normalen Bewerbungsschreiben und besteht lediglich aus ca. 4 - 6 Zeilen.

Trotz der Kürze sollten Sie darauf achten, den Text sachlich und fehlerfrei zu formulieren und sich an die notwendigen Formalien zu halten. Um Ihnen einen ungefähren Eindruck zu vermitteln, haben wir Ihnen einige Beispiele mitgebracht.

Beispiel 1:

„Sehr geehrte Frau Schmidt,

mit grosser Begeisterung habe ich Ihre Stellenausschreibung ID – 12345 gelesen. Im Anhang dieser E-Mail finden Sie daher meine Bewerbungsunterlagen.

Gerne stehe ich Ihnen für Rückfragen jederzeit zur Verfügung und freue mich, Sie in einem persönlichen Gespräch von mir zu überzeugen.

Mit besten Grüssen

Max Mustermann“

Das Erste, was Ihr zukünftiger Arbeitgeber neben dem Betreff liest, ist die Anrede. Verzichten Sie hier daher auf den Klassiker „Sehr geehrte Damen und Herren“ und machen Sie sich vorab die Mühe, Ihren persönlichen Ansprechpartner herauszufinden. Jeder Mensch liest und hört gerne seinen eigenen Namen, daher wird auch der Personaler ein positives Grundgefühl haben, wenn Sie ihn direkt ansprechen.

Beispiel 2:

„Sehr geehrter Herr Meier,

anbei erhalten Sie meine Bewerbung für die von Ihnen ausgeschriebene Stelle als Sozialarbeiter. Warum ich genau der richtige Kandidat für diese Stelle bin und warum ich Sie mit meiner langjährigen Berufserfahrung optimal unterstützen kann, entnehmen Sie bitte meinen ausführlichen Bewerbungsunterlagen.

Ich freue mich darauf, Sie in einem persönlichen Vorstellungsgespräch kennenzulernen.

Mit freundlichen Grüssen

Max Mustermann“

Ihre E-Mail-Bewerbung endet mit einer passenden Schlussformel. Die gängigste Variante lautet dabei „Mit freundlichen Grüssen“. Wenn Sie etwas Aussergewöhnliches wählen wollen, dann können Sie je nach Branche auch die folgenden Variationen nutzen: „Mit besten Grüssen“, „Freundliche Grüsse“ oder „Mit lebensfrohen Grüssen“. Darauf folgt Ihr vollständiger Name, Ihre eingescannte Unterschrift und eine aktuelle Signatur (Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse).

Beispiel 3:

„Sehr geehrte Frau Schulz,

Sie suchen ein strukturiertes Organisationstalent? Struktur und Organisation sind meine Kernkompetenzen. Daher stelle ich mich Ihnen gerne ausführlicher vor. Meine Bewerbungsunterlagen finden Sie im Anhang dieser E-Mail.

Bei Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung und freue mich bereits jetzt über die Möglichkeit, Sie in einem persönlichen Bewerbungsgespräch von mir überzeugen zu können.

Freundliche Grüsse

Max Mustermann“

Ein abgestimmtes Design sorgt auch in Ihrer E-Mail für den entscheidenden Wiedererkennungswert. Nutzen Sie in Ihrer Signatur daher die gleiche Formatierung wie in Ihren Bewerbungsunterlagen. Auch die Schriftarten und -grössen sollten dementsprechend gewählt werden.

Im Anhang Ihrer Bewerbungsmail fügen Sie Ihre digitale Bewerbungsmappe ein, welche genauso wie klassische Bewerbungsunterlagen aufgebaut ist:

Anders als im Papierformat, sollten Sie jedoch nicht jede Datei einzeln anhängen. Das Sammeln der Unterlagen ist nicht nur für Ihren zukünftigen Personaler einfacher, sondern verhindert auch, dass Teile Ihrer Unterlagen aus dem Zusammenhang gerissen werden.

Ihre aussagekräftige Bewerbung per Mail enthält daher lediglich eine Datei. Diese sollte nicht grösser als 3 MB sein und einen eindeutigen Dateinamen haben, wie z. B. „Bewerbung_Sozialarbeiterin_Max_Mustermann.pdf“. Versenden Sie Ihre Bewerbung - falls nicht anders verlangt - immer als PDF-Datei. Diese lässt sich auf jedem Gerät mühelos öffnen und behält dabei die festgelegte Formatierung.

Bevor Sie auf den Senden-Button klicken, sollten Sie Ihre Bewerbungsunterlagen noch einmal gründlich überprüfen. Um Ihnen die Überprüfung zu vereinfachen, haben wir Ihnen ein positives Musterbeispiel inklusive passender Checkliste vorbereitet:

Der wohl häufigste Fehler bei einer Bewerbung per Mail ist der fehlende Anhang. Damit Sie dieses und andere Fettnäpfchen elegant umschiffen können, haben wir Ihnen zudem eine Checkliste mit den gängigsten Fehlern erstellt:

Oftmals treten in einem Bewerbungsprozess viele kleine Fragen auf, für die es eine schnelle Lösung zu finden gilt. Damit Sie nicht unnötig Zeit aufwenden müssen, haben wir Ihnen hier die Klassiker aufgeführt und sie direkt beantwortet:

Im Rahmen Ihrer E-Mail-Bewerbung gilt es wie sonst auch, die gängigen Dokumente wie Anschreiben und Lebenslauf zu unterschreiben. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Bewerbungsmail auch mit einer Unterschrift abschliessen, denn dies macht die gesamte Aufmachung seriöser und Sie bestätigen damit die Wahrhaftigkeit Ihrer Unterlagen.

Um dies zu erreichen, können Sie auf einem weissen Blatt unterschreiben und dieses dann einscannen oder fotografieren. Achten Sie dabei jedoch darauf, dass keine dunklen Ränder oder Schatten entstehen und der Hintergrund wirklich weiss ist. Die eingescannte Version können Sie dann als Bilddatei sowohl in Ihre Unterlagen als auch in die Mail einfügen. Achten Sie darauf, dass in dem von Ihnen verwendeten E-Mail-Programm die Bilddatei auch wirklich in den Text integriert und nicht als weiterer Dateianhang eingefügt wird.

Weitere wertvolle Tipps erhalten Sie in unserem Artikel „Bewerbung Unterschrift – Lebenslauf & Co. unterschreiben“.

Wir empfehlen Ihnen, keine Lesebestätigung anzufordern, auch wenn dies sehr verlockend erscheint, da dies den Personaler unnötig unter Druck setzen könnte. Um dennoch sicher sein zu können, dass die Mail angekommen ist, können Sie den oben im Beispiel bereits verwendeten Trick anwenden:

Tragen Sie beim Versenden der E-Mail die eigene E-Mail-Adresse in das Blind Carbon Copy Feld, kurz „Bcc“, ein. Wenn Sie die E-Mail ebenfalls erhalten und keine Fehlermeldung bekommen, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass die Mail auch wirklich beim Personaler angekommen ist.

Natürlich ist Ihnen Ihre E-Mail-Bewerbung wichtig, dennoch setzen Sie mit der Markierung von Anfang an ein Zeichen, das eher ungewöhnlich ist und so einen negativen ersten Eindruck erzeugen kann. Verzichten Sie daher am besten darauf, Ihre E-Mail als wichtig zu markieren.

Verschicken Sie Ihre Bewerbungs-Mail am Vormittag eines regulären Geschäftstages des Wunschunternehmens. Sollte in der Stellenausschreibung ein Bewerbungszeitraum definiert sein, gilt: Je früher Sie sich bewerben, desto höher sind Ihre Chancen. Oft warten Personaler nicht bis zum offiziellen Bewerbungsende, um sich Kandidaten einzuladen.

Je nach Unternehmensgrösse und der Anzahl an Bewerbern kann die Zeit bis zu einer Rückmeldung unterschiedlich gross ausfallen. Eine allgemeingültige Antwort auf diese Frage existiert somit nicht. Sollten Sie jedoch auch 3 Wochen nach Ende des Bewerbungsfensters keine Antwort erhalten haben, können Sie ruhigen Gewissens nachfragen. Wenn Sie bereits eine direkte Durchwahl Ihres Ansprechpartners haben, können Sie direkt bei ihm anrufen. Andernfalls machen Sie mit einer höflich formulierten Mail wie der folgenden absolut nichts falsch, da der Personaler diese beantworten kann, wenn er Zeit dafür findet:

„Sehr geehrte Frau Schmidt,

am xx.xx.20xx habe ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen zugeschickt und bisher keine Rückmeldung erhalten.

Da ich nach wie vor grosse Lust habe, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten, möchte ich mich nach dem aktuellen Stand des Bewerbungsverfahrens erkundigen.

Ich freue mich über eine kurze Rückmeldung.

Vielen Dank und freundliche Grüsse

Max Mustermann“