Absage der Bewerbung - Tipps für Unternehmen & Bewerber*innen

Im Bewerbungsprozess spielen Absagen eine zentrale Rolle. Sie können von Unternehmen an Bewerber*innen gerichtet sein oder umgekehrt. Eine korrekt und professionell formulierte Absage schafft Klarheit und erhält das professionelle Verhältnis zwischen beiden Parteien. Eine unsachgemässe Kommunikation hingegen kann zu Missverständnissen und Unzufriedenheit führen. In diesem Artikel untersuchen wir beide Szenarien und bieten praktische Hinweise und Muster. 

Ein Absageschreiben – egal ob von oder an Bewerber*innen – sollte immer klar und höflich formuliert werden. Dabei folgt der Aufbau einem festen Schema.

Folgende Bestandteile sollten in der Absage enthalten sein:

Da sich in den meisten Fällen mehrere Bewerber*innen auf eine vakante Stelle bewerben, ist das Versenden von Absagen durch Unternehmen ein notwendiger Bestandteil des Bewerbungsprozesses. Es ist entscheidend, dass sie diese Absagen korrekt und professionell formulieren, um Missverständnisse zu vermeiden, den Ruf des Unternehmens zu wahren und Wertschätzung zum Ausdruck zu bringen. Unangemessene oder unklare Absagen können nicht nur die Beziehung zu den Bewerber*innen belasten, sondern auch das öffentliche Bild des Unternehmens beeinträchtigen. 

Unternehmen können eine Bewerbung aus einer Vielzahl von Gründen ablehnen. Während einige der Gründe spezifisch und konkret sind, können andere allgemeiner Natur sein.

Hier sind einige der häufigsten Gründe, warum Unternehmen Absagen versenden:

Wenn Sie Gründe für die Bewerbungsabsage angeben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie dabei nicht gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verstossen. Auf der sicheren Seite sind Sie in der Regel, wenn Sie Ihre Absage auf sachbezogene und objektive Gründe wie beispielsweise mangelnde Qualifikationen oder zu unterschiedliche Gehaltsvorstellungen stützen. Eine gute Formulierung betont positive Aspekte und vermeidet negative Sprache. Damit wird eine konstruktive Rückmeldung gegeben, die den Bewerber*innen hilft, die Ablehnung zu verstehen und dennoch zuversichtlich in seine weiteren Bewerbungsbemühungen zu gehen.

Aber Achtung: Vermeintlich sachbezogene Gründe können sich als das Gegenteil herausstellen. Wurde die Bewerbung aufgrund zu vieler Rechtschreib- oder Grammatikfehler aussortiert? Wenn Sie bei der Begründung auf das fehlerhafte Deutsch hinweisen, könnte dies kein sachbezogener Grund sein. Der / die betreffende Bewerber*in könnte schliesslich einen Migrationshintergrund oder eine Beeinträchtigung wie Legasthenie haben. Im Zweifelsfall könnten Sie Ihre Absage durch juristische Prüfung absichern lassen, bevor Sie diese an den / die Bewerber*in versenden.

Lassen Sie sich dennoch nicht zu viel Zeit. Eine zeitnahe Rückmeldung im Bewerbungsprozess ist von entscheidender Bedeutung. Wenn Bewerber*innen nach einem Vorstellungsgespräch oder nach Einreichen der Bewerbungsunterlagen in der Schwebe gelassen werden, kann dies Frustration und Unsicherheit auslösen. Für das Unternehmen ist eine zeitnahe Kommunikation ein Zeichen von Professionalität und Respekt gegenüber den Bewerber*innen. 

Bei der Ablehnung von Bewerbungen betreten Unternehmen nicht nur ethisches, sondern auch rechtliches Terrain. Zentral dabei sind die Antidiskriminierungsgesetze, die in vielen Ländern Diskriminierung aufgrund von Kriterien wie Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion oder sexueller Orientierung verbieten. Daher ist es von grösster Bedeutung, dass Unternehmen ihre Entscheidungen nicht auf solchen Merkmalen basieren lassen.

Neben der Frage der Diskriminierung spielt der Datenschutz eine wichtige Rolle. Die Informationen der Bewerber*innen müssen stets vertraulich behandelt werden, und Unternehmen sollten sich an die geltenden Datenschutzbestimmungen halten, insbesondere hinsichtlich der Speicherdauer solcher Daten und der Aufklärung der Bewerber*innen über deren Nutzung.

Auch wenn Unternehmen nicht immer dazu verpflichtet sind, die genauen Gründe für eine Absage offenzulegen, raten Expert*innen zu einer gewissen Transparenz im Umgang mit Bewerber*innen. In einigen Rechtsordnungen haben Bewerber*innen sogar das Recht, nach konkreten Ablehnungsgründen zu fragen. Dieser Aspekt betont die Bedeutung einer sauberen Dokumentation des gesamten Bewerbungsprozesses und der Ablehnungsgründe.

Die Nutzung von standardisierten Bewertungskriterien bietet hierbei einen Mehrwert. Sie sind nicht nur für die Bewerber*innen nachvollziehbar, sondern schützen auch das Unternehmen vor potenziellen Vorwürfen der Diskriminierung. Schliesslich dürfen Unternehmen nicht vergessen, dass in bestimmten Branchen oder Ländern Fristen bestehen, innerhalb derer sie auf Bewerbungen reagieren müssen.

Die professionelle Kommunikation von Absagen durch das Unternehmen bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, sowohl für das Unternehmen selbst als auch für die Bewerber*innen.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile: 

Es ist wichtig, eine Balance zwischen Klarheit und Taktgefühl zu finden, um die Bewerber*innen nicht unnötig zu entmutigen und gleichzeitig die Integrität und das professionelle Image des Unternehmens zu wahren. Eine gut formulierte Absage kann das Risiko von Missverständnissen minimieren und den Bewerber*innen helfen, die Entscheidung zu akzeptieren und daraus zu lernen.

Im Folgenden finden Sie einige Beispielformulierungen, die Ihnen dabei helfen können, Absagen sowohl respektvoll als auch klar zu vermitteln:

Mit unserem Generator können Sie eine Absage für eine Bewerbung ganz bequem online erstellen. Die eingerahmte Mustervorlage soll Ihnen als Orientierung dienen. Der Mustertext, bestehend aus einzelnen Textbausteinen, ist nach Belieben veränderbar. Wenn Sie mit der Absage zufrieden sind, können Sie diese ganz einfach mittels Copy + Paste in ein beliebiges Textverarbeitungsprogramm (z.B. Microsoft Word) einfügen. Wir empfehlen, den Editor an einem Desktop Computer zu verwenden, da die Funktionalität auf mobilen Geräten eingeschränkt sein kann. 

Wenn eine Absage auf die Bewerbung ins E-Mail-Postfach eintrifft, ist die Enttäuschung und das Unverständnis häufig gross. Viele Bewerber*innen sind sich unsicher, wie sie auf die Absage reagieren sollen. Lohnt es sich, auf die Absage zu antworten oder sollte sie einfach ignoriert werden?

Es kann sich lohnen, den Grund für die Absage zu erfragen. Auch wenn viele Personalverantwortliche in ihrer Absage keinen Grund nennen, kann eine aktive Nachfrage dazu führen, dass Ihnen mitgeteilt wird, wieso Sie nicht weiter berücksichtigt werden. So erhalten Sie eventuell wertvolle Informationen, was Sie im Hinblick auf Ihre Bewerbungsunterlagen oder fachlichen Qualifikationen verbessern können.

Grundsätzlich müssen Sie nicht auf die Bewerbungsabsage antworten. Trotzdem hinterlässt es einen positiven Eindruck, wenn Sie deren Erhalt bestätigen – unabhängig davon, ob Sie nach dem Grund der Absage fragen wollen oder nicht. In der abschliessenden E-Mail können Sie erneut Ihr Interesse unterstreichen und Ihre Hoffnung äussern, für zukünftige Vakanzen in Betracht gezogen zu werden, z.B. durch die Aufnahme in den unternehmenseigenen Talent Pool.

Ein Dankschreiben nach der Absage erhöht somit die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den Personalverantwortlichen in Erinnerung bleiben und für künftige Stellen berücksichtigt werden.

Mustertexte für die Antwort nach der Bewerbungsabsage:

Während der Bewerbungsprozess häufig die Perspektive der Unternehmen in den Fokus rückt, sind es manchmal die Bewerber*innen, die sich gegen eine angebotene Stelle entscheiden. Es gibt vielfältige Gründe, warum Kandidat*innen ein Jobangebot ablehnen. Egal aus welchem Grund: Eine professionelle und respektvolle Absage durch die Bewerber*innen ist nicht nur eine Frage des Anstands, sondern kann auch zukünftige berufliche Möglichkeiten offenhalten.

Eine Absage an ein Unternehmen, insbesondere nach einem intensiven Bewerbungsprozess, kann eine herausfordernde Aufgabe sein. Jedoch kann mit einigen Überlegungen und Vorbereitungen diese Situation professionell gehandhabt werden. Im ersten Schritt sollten Sie sich für ein Kommunikationsmedium entscheiden. Wenn Sie bereits engen persönlichen Kontakt mit dem Unternehmen hatten, kann ein Telefonat eine geeignete Methode sein, um Ihre Entscheidung zu kommunizieren. Es zeigt, dass Sie den Prozess und das Angebot ernst nehmen.

Wenn Sie sich unsicher fühlen oder denken, dass ein schriftlicher Verlauf nützlich sein könnte, kann eine E-Mail eine geeignete Wahl sein. Achten Sie dabei auf eine klare, höfliche und professionelle Sprache. In manchen Branchen oder Situationen kann auch ein formeller Brief angebracht sein, besonders wenn es um höhere Positionen geht.

Zudem sollten Sie sich auf mögliche Rückfragen bezüglich der Gründe Ihrer Absage vorbereiten. Seien Sie sich im Klaren darüber, warum Sie das Angebot ablehnen. Dies kann von besseren Angeboten bis hin zu persönlichen Gründen reichen. Eine klare Vorstellung Ihrer Beweggründe ermöglicht es Ihnen, Rückfragen souverän zu beantworten. Falls der Hauptgrund Ihrer Absage in den Konditionen oder dem Prozess des Unternehmens liegt, bereiten Sie konstruktives Feedback vor. Dies sollte jedoch taktvoll und ohne Anschuldigungen präsentiert werden.

Dass Sie sich gegen eine Stelle entscheiden, auf die Sie sich ursprünglich beworben haben, kann verschiedene Gründe haben. Nicht nur Arbeitnehmer*innen, sondern auch Arbeitgeber sind an dem Grund der Absage interessiert.

Hier sind einige triftige Gründe für die Ablehnung eines Jobangebots:

Wenn Bewerber*innen ein Jobangebot ablehnen, kann dies verschiedene Reaktionen und Konsequenzen seitens des Unternehmens nach sich ziehen. Ausserdem kann eine solche Entscheidung auch Auswirkungen auf zukünftige Bewerbungen der Kandidat*innen haben.

Die Reaktion des Unternehmens kann folgende Aspekte umfassen:

Eine Absage an ein Unternehmen ist immer eine heikle Angelegenheit, besonders wenn es um ein Jobangebot geht. Doch wenn diese Entscheidung gut kommuniziert wird, kann dies nicht nur potenzielle Konflikte verhindern, sondern auch einige signifikante Vorteile mit sich bringen:

Auch als Bewerber*in ist es wichtig, dem Arbeitgeber zügig eine höfliche Absage zukommen zu lassen. Sollten Sie sich bereits vor dem Vorstellungsgespräch gegen die Stelle entscheiden, ist es dennoch wichtig, dass Sie das Vorstellungsgespräch absagen. Schliesslich ist es nicht auszuschliessen, dass Sie eines Tages doch noch eine Stelle in dem Unternehmen antreten möchten, dem Sie absagen. 

Es liegt daher in Ihrem eigenen Interesse, sowohl bei der Antwort auf die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch als auch bei einer Absage einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Bei der Absage einer Stelle ist es wichtig, einen professionellen und höflichen Ton zu wählen. Sie sind nicht dazu verpflichtet, dem Unternehmen mitzuteilen, wieso Sie Ihre Bewerbung zurückziehen. 

Falls Sie sich aber dazu entschliessen, Ihre Absage zu begründen, finden Sie nachfolgend als Inspiration einige Beispielformulierungen für verschiedene Absagegründe:

Nach dem Absenden des Formulars nehmen wir gerne per E-Mail oder per Telefon Kontakt zu Ihnen auf. Der Versand unseres Angebots erfolgt per E-Mail. Ihre Angaben werden verschlüsselt übertragen.